Dijital Dönüşüm’ün 13 Püf Noktası

Dijitalleşme, dünyamızı dönüştürürken iş modellerine de etki ediyor.

Müşteri davranışları, kurumsal süreçler ve uygulamalar ile dijitalleşme sayesinde yeni özellikler kazanıyor.

İnsanın, en önemli niteliklerinden birisi mevcutlarla yetinmeyip, her zaman daha iyisine özlem duymasıdır.

Gelişmenin temeli, daha iyiyi arama düşüncesidir.

Aynı zamanda dönüşüm gerekliliğini de sürekli kılmaktadır.

Dün mükemmel olarak nitelendirilen bir ürün veya hizmet, ona alışınca normal, daha iyisi bulununca da yetersiz olarak nitelendirilir. İnsanların sürekli olarak artan beklentilerine cevap verebilmek için şirketlerin de sürekli olarak kendilerini yenilemeleri, kendilerini aşmaları, süreçlerini iyileştirmeleri gerekiyor.

Gelişimin temeli değişimdir.

Değişim de Dönüşümün ta kendisidir.

Dijital Dönüşüm, fikrini iş hayatı ile bütünleştirmeyen kurumlar geleceklerini tehlikeye attıklarını bilmeliler.

1-Dönüşüm genellikle rahatsız edici, aynı zamanda tehditleri beraberinde getiren, ancak kurumun yeteneklerini geliştiren bir süreçtir.

Dijital Dönüşüm’ ün kaçınılmaz olduğunu baştan kabul ederek, gelişmelere kurumsal olarak hazırlanmalıyız.

Kurumsal Vizyonu gelecek hayalimizi ortaya koyacak, kararlarımıza yön verebilecek şekilde odaklanarak, inisiyatif kullanmayı özendirecek ve değişimi başlatacak heyecanı yaratacak şekilde geliştirmeliyiz.

• Dijital dönüşüm nedir?
• Dijitalleşmenin kurum içi süreçler ve uygulamalar üzerinde nasıl bir etkisi var?

2-Dönüşüm için bir neden gerekir.

Eğer bir neden yoksa dönüşüme de gerek yoktur. Dönüşüm olmaz ise, gelişim de olmayacaktır.

Her şeyden önce dönüşüm öğrenmektir.

Davranışlarımızı derinlemesine değiştirecek kadar içten öğrenmektir. Kurumsal dönüşümü sağlamak için kurum içinde örnek davranışları gösterecek kişilerin değişim hedefi etrafında birleşmesi sağlanmalıdır. Dönüşüme inanan, ve değişime inancını davranışlarıyla gösteren bir ortak akla sahip değişim/dönüşüm ajanlarının oluşturulması, kurumsal dönüşümün ilk adımları arasında yer almalıdır.

Pazara sunduğumuz mevcut ürün ve hizmetlerimizi, dijitalleşme konusunda hedeflerimizi belirlemez, stratejimizi netleştirmez isek gelecekte aynı seviyede satışlarımızı sürdüremeyeceğiz, belki de olmayacağız.

• Endüstri nereye gidiyor?
• Dijital dönüşüm kurumunuza nasıl etki ediyor?
• Dijital oyuncuların pazardaki rolü ve potansiyel pazar payı nedir?
• Dijitalleşme, müşterilerin davranışlarına ve beklentilerine nasıl etki ediyor?
• Dijitalleşme trendleri ve dijital teknolojiler neler?
  • Mobil,
  • Büyük Veri,
  • Veri Analitiği,
  • Bulut Bilişim,
  • Sosyal Medya,
  • Nesnelerin İnterneti vb. kavramlar?

3-Dönüşüm ile varılmak istenen nokta belirlenmelidir!

Vizyon veya Hedef, nasıl oraya varılmasının planlandığı(strateji), ve varılmak istenilen hedeflere yaklaşma derecesinin ne ile ölçüleceği (performans parametreleri) belirlenmelidir.

Dönüşüm için öncelikle çarpıcı bir vizyonun ortaya konulması gerekiyor.

Vizyon, gelecek ile ilgili bir hayali ortaya koyan, hedef odaklı, inisiyatif kullanmayı özendirecek, kolaylıkla ifade edilebilen ve değişime yol açan heyecanı yaratmalıdır.

Kurumsal vizyonun yaratılması kadar, etkin biçimde paylaşılması da önemlidir. Bunun için mesajın basitliği, örneklerle zenginleştirilmesi, iletişimin sürekliliğinin sağlanması, zayıf noktaların tartışılması ve hepsinden önemlisi Dönüşüm Liderleri’ nin söz ve davranışları ile uyumlu olması gerekir.

• Kurumsal Vizyonu nasıl ortaya koymalıyız?
• Dijital dönüşüm hedeflerine ulaşmak için neler yapmalıyız?

4-Kısa dönemli hedefler / planlar ve faaliyetler uzun vadelilerle uyum içinde olmasını sağlayan sistemler kullanılmalıdır.

Sürekli olarak günü “işin gelişine göre karşılamak” yaklaşımıyla hedeflere varmaya çalışmak çok etkili ve başarıya götürecek bir yöntem değildir.

İnanç olmadan değişim de olmaz, dönüşüm de başarılı olmaz.

İnancın yaygınlaşmasında en etkin araç ise başarı kazanmaktır.

İşte bu nedenle, dijital dönüşüm planlanırken uzun süreli kazanımlar kadar, hızlı kazanımlara da önem verilmelidir. Kısa vadeli kazanımların yaygınlaşması dönüşüm inancının artarak, her seviye de yaygınlaşmasına yardımcı olur.

• Bugün üretimi yaptığımız hizmetler ileri de aynı şekilde müşteri bulacak mı?
• Müşteri gelecekte nasıl konumlanacak?
• Dijital Dönüşüm ile müşteriye ne tür çözümler üretmeliyiz?

5-Dönüşüm Üst Yönetim seviyesinde başlar. Yoksa hiç başlayamaz.

Müşteri beklentilerinin bugün olduğu gibi gelecekte karşılanamayacağını, kurum çalışanlarının öncelikle şirketin dönüşüm gerekliliğine (ve aciliyetine) inanmalarını sağlamak gerekiyor.

Bunu sağlamanın yollarından birisi de performansın kurum içindeki birimler arasında değil, kurum dışı en iyi örneklerle karşılaştırılması, analiz edilmesi gerekir.

Dönüşümü gerçekleştirmek için Liderlerin, öncelikle kurum içinden ve dışından değişimi destekleyecek takım üyelerinden oluşan bir desteği oluşturmaya ihtiyacı duyulur. Dönüşüm Liderleri, yönetim kurulundan fabrikada çalışan işçiye kadar her kesimden ve özellikle çevresinde saygın kişilerin bulunması, dönüşümün her seviyede sahiplenilmesine yardımcı olur. Dönüşümü sahiplenenlerin değişimi gerçekleştirme beceri ve yetkinliklerine de sahip olmaları önemlidir. Yönetimin söz ve eylem birliğini sağlamaları güven ve iş birliğinin artmasını sağlar.

• Dijital Kültür?
• Dijital Dönüşüme şirket olarak hazır mıyız?
• Mevcut durumumuz, yeteneklerimiz ve kapasitemiz nedir?

6-Çalışanların çalışma şekilleri, Üst Yönetimin yönetme şeklinin aynası’dır.

Yönetim, değişim kararı verdiğinde, bu dönüşümün kendisi haricinde oluşmasını bekleyemez. Dönüşüm kendiliğinden olmaz, iyi niyetle ve çaba harcamadan kendilliğinden başarıya ulaşmaz.

Değişimin başlayacağı yer Kurum Yönetiminin yönetim şeklidir.

Dönüşümün önündeki engellerden biri, performans yönetim sistemlerinin dönüşüm sonrasına uygun şekillendirilmemesidir.

Eski değerleri yansıtan ve o değerleri korumak üzere kurulmuş olan teşvik sistemleri değiştirilmeden çalışanların motivasyonunu sağlamak mümkün olmaz.

Yeni sistemin gerektirdiği bilgi düzeni kurulmazsa bilgiye dayalı karar verme süreci çalışmaz.

Dönüşüm projeleri, öncelikle Bilgi Teknolojileri ve İnsan Kaynakları Yönetim sistemlerini değiştirmekle başlar.

Bilgi Teknolojileri ve İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi, değişim ile uyumlandıktan sonra dönüşümü destekleyerek ve dönüşümün kurumsallaşmasını sağlayacaklardır.

• Bilgi Teknolojileri Yönetimi Dijital Dönüşüm Projeleri için yetkin mi?
• Kurumsal Mimari yapı, dijital dönüşümün gereklerini yerine getirecek basitlikte mi?
• İnsan Kaynakları dijital dönüşümün getireceği fırsat ve tehditlerin farkında mı?
• İnsan kaynakları dönüşüm sırasında neler yapmayı planlıyor?

7-Çalışanlar değişime talimatla ayak uydurmazlar. İkna olmaları halinde değişime ayak uydururlar.

Çalışanlar, işlerini yaparken üst yönetimin ne söylediğine değil, nasıl uyguladığına bakarlar. Çalışanlar, kendi kazanımlarına göre kararını kendileri verir.

Dolayısıyla değişimin tüm organizasyona yayılması zaman alır.

• Çalışanlar nasıl motive ediliyor?
• Emir komuta mı zinciriyle mi, yoksa kendi kendilerine organize olan takımlar halinde mi çalışıyorlar?
• Başarı nasıl tarif ediliyor?

8-Yönetimin şeffaflaşması, mesajların etkisini arttırır.

Yönetim kararlı ve tutarlı hareket ediyorsa alınan sonuçlar çok etkili olur.

Yönetim kararlı ve tutarlı hareket etmiyorsa çalışanlar bunu net olarak görürler ve bu durumda tek şey yaparlar: Hiç bir şey.

Değişime ayak uydurmazlar.

• Dijital Dönüşüm ile birlikte Yönetimin rolü nasıl değişecek, ne olacak?
• Çalışanlar, değişime nasıl adapte olacaklar?

9-Çalışanlar, Yönetimin düşündüğünden akıllıdırlar ve kendi sorumluluklarını taşırlar kendilerini gerçekleştirirler.

Yönetim, çalışmalardan samimi bir şekilde katkılarını istendiği zaman yönetime katılırlar ve değişimde aktif olarak rol alırlar.

• Organizasyon ne kadar çevik olacak?
• Çalışanlar, şirket içinde alınan kararlara ne kadar katılıyorlar?

10-Dönüşüm sürecinde işler çoğu zaman planlandığı veya umulduğu gibi gitmez.

Dönüşüm Liderleri öz değerlendirme yapan; sürekli iyileşmeyi hedefleri ile; insana değer veren; sürekli öğrenmeyi, açıklığı, katılımcılığı ve paylaşımı bir hayat felsefesi olarak kabul eden ve bu anlayışı davranışlarına yansıtan örnek kişilerdir.

Kurumların dönüşüm yetkinliklerini sürekli kılabilmek için her seviyedeki değişim yöneticilerine fırsat vermeleri ve onları desteklemeleri gerekiyor. Yönetici de çalışan da her şeyi bilmek zorunda değildir (bilmez de) ve her iki taraf da hatasız olmak durumunda değildir.

Yapılan yanlışları fırsatlara dönüştürerek, sonra ki aşamalar da daha doğruyu bularak ve daha önce yapılan hataları tekrarlamamak için çaba sarfetmek gerekir.

İşleri olgunlaştırmak için sürekli geliştirmek, sürekli daha iyiye doğru (KAİZEN) yönelmek gerekir.

• Süreç Yönetim Mühendisliği neden bu kadar önemli?
• Business Process Management (BPM) kullanmak ne kadar gerekli?

11-Dönüşüm, Güç Dengeleri’ni bozar.

Daha önce birbirine değmeyen kuvvet sahaları (güç dengeleri - enerji alanları) birbirinin içine girer, negative enerji oluşarak, potansiyel çatışmalara neden olur.

Açıklık, katılım ve paylaşıma dayalı iletişimin desteklenmesi ve teşvik edilmesi yeni “güç denge”lerin daha sağlıklı, esnek ve süratli oluşmasını sağlar.

Oluşan anlaşmazlıkların ve çatışmaların hızlı bir şekilde oluştukları yerde çözülmesi teşvik edilmeli ve desteklenmelidir.

• Dönüşüm sırasında bozulan dengeler nasıl sağlayacağız?
• Dijital dönüşüm, kurumumuz için ne gibi fırsatlar ve riskleri ortaya çıkartıyor?
• Dijital dönüşüm neden kaçınılmaz?
• Dijitalleşen dünyada hangi aksiyonları almalıyız? Bu aksiyonlar hangi alanlarda hangi faydaları sağlar ve nasıl bir ekonomik geri dönüş üretir?

12-Dönüşüm “Kritik Kütle” ye ulaşıncaya kadar Yönetimin rolü kritiktir.

Değişimi çalışanlara “satmak” yönetimin en önemli işidir.

Çalışanlar önce gözleme, sonra dinleme, sonunda da anlama durumuna geçerler.

Sonra zamanla “değişime ayak uydurma” veya “değişime ayak direme” olarak tavırlarını belli ederler.

Yönetimin rolünü doğru oynaması halinde “değişime ayak direme” grubu istisnai olarak oluşur.

Böyle durumlarda yapısal tedbirler alınması gerekebilir.

• Dijital Dönüşüm projeleri başarılı mı?
• Çok geç olmadan soralım! : Başarılı Dijital Dönüşüm nasıl gerçekleşir?
• Başarılı Dijital Dönüşüm için nasıl bir yönetim organizasyonuna ihtiyaç var?

13-Dönüşüm “Kritik Kütle” ye ulaşınca hızlanır.

Bir aşamdan sonra Yönetimin rolü “değişimi teşvik etme” den “değişimi yönlendirme” ye dönüşür.

Yapısal tedbirlerin gerekliliği bu aşamadan sonra düşer.

Dönüşüm, artık çalışma ortamının bir parçasıdır.

Değişime karşı duranlar, böyle bir ortama girmezler, yanlışlıkla girmişlerse de böyle bir ortamda kalmak istemezler.

Dönüşümün kalıcı olmasını engelleyen en önemli unsurlardan biri de, kurumdaki bilgi ve performans yönetimi sistemlerinin yeni düzene uygun olarak yapılandırılmamasıdır.

Eski değerleri yansıtan ve o değerleri korumak üzere kurulmuş olan teşvik sistemleri değiştirilmeden çalışanların yeniliklerle motivasyonunu sağlamak güçleşir.

Aynı şekilde, yeni sistemin gerektirdiği bilgi düzeni kurulmazsa bilgiye dayalı karar verme süreci çalışmaz. Öncelikle bilgi ve insan kaynakları yönetim sistemlerini değiştirerek değişimi desteklemelerini sağlamak değişimin kurumsallaşmasını sağlamanın en önemli adımlarından birisidir.

• Dijital Dönüşüm projeleri ne zaman sonlanır?
• Dijital Dönüşüm de Başarı hikayesi!