09 Ocak 2017 10021 0 PROJE YÖNETİMİ Şenay Engür Gezergen
“Ocean’s” film serisini mutlaka izlemişsinizdir. Serinin ilk filmi Ocean’s 11. Filmde soyadı Ocean olan George Clooney, oluşturduğu 11 kişilik ekibi ile kusursuz bir kumarhane soygunu gerçekleştirir. Abonesi olduğum film kanalları son dönemde filmi yine sık sık yayımlamaya başladı, ben de hemen her defasında sıkılmadan izliyorum filmi. İlk seferler detayları yakalamak için izliyordum, son izlediğimde ise proje yöneticisi gözüyle ne kadar kusursuz bir proje olduğunu düşündüm izlerken ve bazı notlar aldım sizlerle paylaşabilmek adına. İşte proje yöneticisi olarak notlarım:
1. Öncelikle projenin kilit ismi Danny Ocean(George Clooney)’ı görüyoruz. Danny proje yöneticisidir, son derece serin kanlı, vizyoner ve iyi bir planlamacıdır. Bu filmde de aktörün diğer filmlerinden aşina olduğumuz klasik “cool” George Clooney tavırlarını gözlüyoruz, bu kez muhteşem bir proje yöneticisi olarak. Proje yöneticisinin ne kadar vizyoner, ne kadar iyi planlamacı ve ne kadar serin kanlı bir kişilik olması gerektiğini gösteriyor izleyiciye.
2. Danny’nin ilk işi, işe uygun kişileri bulmaktır. Gerçekten de en uygun kişileri bulur. Yakın cep hırsızlığı için “cep hırsızlarının kralı” sayılabilecek Linus(Matt Damon)’dan tüm şehrin elektriklerini kesecek teknoloji uzmanına, kasaya emanet bırakan zengin rolü oynayacak Saul (Carl Reiner)’dan, konteynırlar içerisine girip çıkabilecek esnekliğe sahip sirkte çalışan Çinli Yen (Shaobo Qin)’e kadar herkes bulunup projeye dahil edilir. Tabi buradan, yapılacak tüm işleri alt kırılımlarına kadar önceden planladığını yani WBS’i oluşturduğunu ve ona göre istihdam sağladığını anlıyoruz. Kapsamın eksiksiz şekilde tanımlanması, detaylandırılması ve uygun kaynakların sağlanarak gerekli aktivitelere atanması projenin başarısı için temel teşkil etmektedir.
3. Dediğim gibi aslında kendisi zaten WBS’e kadar detayları planlamıştır ancak filmde görülmeyen bu kısımları proje ekibine planı anlatırken görüyoruz. Burada kendisi kapsamı paydaşlarla paylaşmakta, sorulara cevap vermektedir. Sorulara cevap verirken Rusty (Brad Pitt) de söz almaktadır. Brad Pitt’i bu filmde yine serin kanlı ve sürekli bir şeyler atıştıran hali ile izliyoruz. Kendisi proje yöneticisinin sağ kolu projenin kilit adamıdır. Görevi projenin yönetimi ve izlenmesi süresince detayları izlemek olası aksaklıkların önüne geçmektir. Bir nevi Risk Yönetimi yani. Paydaşların projedeki rollerini ve projeye katkılarını bilmeli, kendilerinden ne zaman hangi görevin beklendiği konusunda mutabakat sağlanmalıdır.
- E bugün bir soygun da bedavaya yapılamıyor, yatırım gerektiriyor elbette. Ne de olsa uygun kılıklara girmek için üst baş alması, uygun zamanda şehrin elektriğini kesmek için gerekli ekipmanlar alması vs. var. Yani sponsor lazım. Havuz başında elindeki purosu, boynundaki altın kolyeleri gibi detaylarla zenginlik kokan Reuben(Elliott Gould)’in kapısını çalıyor Danny ve Rusty. Aranan kan bulunmuş, sponsor ilan edilmiştir. E tabi maliyetlerin etkin yönetim sorumluluğu da Maliyet Yönetimi çerçevesinde proje yöneticisi Danny’nin sorumluluğunda olacaktır. Maliyet Yönetimi proje yöneticisinin yönetim sorumluluğundaki alanlardan biridir ve bütçenin yönetimi konusunda proje yöneticisi proje sponsoruna karşı sorumludur.
- Koordinasyon projenin olmazsa olmazıdır tabi ki. Proje paydaşları yerine getirecekleri aksiyonları bilseler dahi birbirleri ile koordineli gitmek zorundadırlar. Birbirlerinden haberdar olabilmeleri, doğru zamanı bilebilmeleri için, kumarhaneye ait hotel odalarından birini tutmuşlar, kamera ve düzenekleri kurmuşlar, tüm ekip çalışmalarını projenin gidişhatını izlemekte ve iletişimi mikrofonla paydaşların kulaklıklarına sağlamakta, geribildirim vermektedirler. Proje Entegrasyon Yönetimi tüm proje yönetim bilgi alanları ve tüm proje aksiyonlarının birbiriyle koordineli şekilde yürütülmesini konu edinen yönetim bilgi alanıdır. Özellikle projenin herhangi bir aksiyonunda meydana gelecek değişimin kontrolü ve yönetimi konusunda önem arz etmektedir.
6.Riskler önceden belirlenmiş, risk sahipleri tanımlanmış ve herkes uygun zamanda tanımlanmış riske karşılık risk yanıt aksiyonunu gerçekleştirmektedir. Kumarhane bu, 7/24 kameralarla sıkı sıkıya takip ediliyor. O zaman gizlenilmek isteniyorsa içeriye bir baloncu girebilir, kameranın görüş açısını balonları ile kapatabilir. Buyurun size, Risk Yönetimi. Risk tanımlanmış ve doğru zamanda doğru aksiyon, doğru kişi tarafından uygulanarak risk azaltılmıştır. Risk yönetiminde proje sonuçlarını etkileyebilecek olası olaylar, etkileri ve olasılıkları tanımlanarak, bu risklere karşılık yanıt stratejileri geliştirilir.
- Projede zaman yönetimi o kadar önemlidir ki... Doğru aksiyon doğru zamanda yapılmazsa projeyi ciddi hasara uğratabilir. Çinli Yen para odasındaki kutudan çıkmayı başarmış, muhteşem sıçrayışları ile lazerleri atlatarak kasaların üzerine oturmuştur. Kasa odasına ait kapının bir tarafında Yen, diğer tarafında Danny ve Linus... Kapı patlatılacak... Ama öngörülemeyen bir risk gerçekleşir elinden yara almış olan Yen’in elindeki sargı kapıya takılır, Yen kapıdan öngörülmüş olan sürede uzaklaşamaz. Kapı ile birlikte Yen de havaya uçacak. İletişim ve koordinasyonu sağlayan arkadaşlar kameradan olup biteni görür Danny’e haber vermeye çalışırlar ama nafile Danny’nin kulaklığı düşmüştür. İşte birçok projede karşılaştığımız öngörülemeyen riskler silsilesi. Neyse ki kahramanlarımızın şansı yaver gider, kapıyı patlatmak için kullanılan uzaktan kumandanın pili bitmiştir, patlama gerçekleşmez. Danny ve Linus pili değiştirene kadar Yen kendini kurtarmıştır. İşte size Risk ve Zaman Yönetimi. Tabi şans unsuru metodolojiye geçmiş bir unsur değildir, ancak filmlerde kurtarıcıdır!
- Evet, iletişim yönetimi tüm paydaşların ne zaman hangi aksiyonu yerine getireceğinin bilinmesi, arka plandaki ekibin kameralarla projeyi izlemesi ve ve kulaklıklarla iletişimleri ile muhteşem şekilde kurgulanmıştır. Ama beni çok etkileyen bir detay da kumarhanenin sahibi Tery (Andy Garcia) ile kurulacak iletişimin muhteşem planıdır. Burada biraz detay vereyim. Danny’nin bu soygundaki tek amacı para değildir. Hotel ve kumarhanenin sahibi Tery aynı zamanda Danny’nin eski eşi Tess (Julia Roberts) ile bir ilişki yaşamaktadır ve Danny eşini geri almak istemektedir. Bu soygunda eşini de kullanır, kendisinin haberi olmadan. Güya Tess ile aşk durumları konuşulur ama Tess farkına bile varmadan cebine bir cep telefonu bırakılır, işte o cep telefonu aranarak soygunzede ile görüşme sağlanır.
Siz de bu filmi ve serinin diğer filmleri Ocean’s 12 ve 13’i bir de proje yöneticisi gözlüğüyle izleyin. Bakalım siz hangi detayları tespit edeceksiniz!
