11 Mayıs 2017 5372 0 PROJE YÖNETİMİ Burak Keskin
Herkese merhaba;
Bildiğiniz üzere, bir önceki makalemizde projelerin başarılı sonlanmasında “etkin kaynak yönetimi” nin en kritik faktör olduğunu vurgulamış, kaynakların etkin ve verimli olmasında yönetimsel yaklaşımımızın ana hatlarıyla nasıl olması gerektiğinden bahsetmiştik...
Bu makalede ise etkin kaynak yönetimi ‘ni doğrudan ilgilendiren, bir önceki makalenin bir nevi devamı niteliğinde de ele alabileceğimiz bir konu ile karşınızdayım. Proje ekibinin “EKİP” olarak gelişimini nasıl sağlayacağımızı, hangi tekniklerden faydalanabileceğimizi bügün sizlerle paylaşmak istiyorum.
Proje ekibinin geliştirilmesi süreci nedir ?
Proje ekibinin geliştirilmesi süreci, proje ekip üyeleri arasında bir “ekip dili” oluşturmak ve sonrasında da ancak tüm ekip üyelerinin katılımıyla gerçeklenebilecek bir “ekip ritmi” yakalayarak proje hedeflerini yerine getirmek üzere ekipten yüksek performans alma esasına dayalı bir süreçtir. Proje yöneticilerinin birincil sorumluluklarından biri olan bu süreç, tüm proje yaşam döngüsü boyunca iyi yönetilmelidir.
Her gelişim süreci içerisinde değişimi barındırır. Değişim de aşamalı olarak farklı evrelerle olgunlaşmayı gerektirir. İyi bir “ekip ritmi” yakalamak için gereken yönetimin dayandığı temel esaslar öncelikli olarak bir proje ekibinin içerisinde geçirdiği gelişim evrelerini doğru konumlandırmak ve sonrasında da bu evrelere hakim yönetimsel yaklaşımı sergilemekten geçer.
Proje ekibinin gelişim evreleri nelerdir ?
Ekip gelişimini açıklamak için proje yönetimi literatüründe “Tuckman Merdiveni” modeli olarak tanımlanan ve modele adını veren psikolog Bruce Tuckman tarafından ilk defa 1965 yılında grup dinamikleri teorisi olarak ortaya çıkan model sıklıkla kullanılmaktadır. Bu modele göre bir amaç uğruna bir araya gelmiş bir ekip beş temel evreden geçerek beli bir aşama sonrası amaca ulaşmaktadır. Dillerseniz sırasıyla bu evrelere bir göz atalım :
- Oluşum Evresi : Bu aşamada ekip üyeleri birbirleriyle tanışır, proje hakkında bilgi alır ve resmi rollerini, sorumluluklarını öğrenir. Ekip üyeleri bu aşamada çoğunlukla bağımsız davranır ve çok açık olmazlar.
- Karmaşa Evresi : Bu aşamada ekip, proje çalışmalarını, teknik kararları ve proje yönetimi yaklaşımını ele almaya başlar. Ekip üyeleri işbirliğine ve farklı fikirlere ve perspektiflere açık değillerse, ekip ortamı yıkıcı bir hale gelebilir.
- Düzenleme Evresi : Düzenleme aşamasında ekip üyeleri birlikte çalışmaya, çalışma alışkanlıklarına ve davranışlara uyum sağlamaya başlarlar ve bu durum ekibi destekler. Ekip üyeleri birbirlerine güvenmeye başlar.
- Performans Evresi : Performans aşamasına ulaşan ekipler, iyi organize edilmiş bir birim olarak faaliyet gösterirler. Üyeler karşılıklı bağımlılık içerisinde çalışırlar ve sorunları kolay ve etkin bir şekilde ele alırlar.
- Çözülme Evresi : Çözülme aşamasına gelen ekip üyeleri proje çalışmalarını tamamlar ve başka çalışmalara geçerler. Bu normalde teslimatlar tamamlandığında veya Projenin yada Fazın kapatılması sürecinin bir parçası olarak personelin projedeki görevi sona erdiğinde gerçekleşir.
Evet... proje ekibinin gelişim evreleri bu beş aşamadan oluşuyor. Şimdi gelelim iyi bir “ekip dili” oluşturmak ve sonrasında da “ekip ritmi” yakalamak için temel olarak yapılması gerekenlere...
İyi bir “ekip dili” nasıl oluşturulur ?
Proje yöneticileri başlangıç noktası olarak ekibin konuştuğu ortak dili belirlemek durumundadır. Bunun için içinde bulunan ortam koşullarının gerekleri doğrultusunda temel kurallar belirlenir, ekip üyelerinin rol ve sorumlulukları net olarak atanır. Eğitim ihtiyaçları doğrultusunda ekip üyelerinin çapraz iletişimi sağlanarak takım gelişiminin ilk iki aşamasının tutarlı ve dengeli bir şekilde gerçeklenmesi hedeflenir.
İyi bir “ekip ritmi” nasıl yakalanır ?
Ekip dilimizi oluşturduğumuza göre şimdi sıra geldi bu dile dayalı bir ritmi ana hatlarıyla nasıl yakalayacağımıza değinmeye...Proje yaşam döngüsü boyunca sayısız varsayımların, kısıtların, risklerin ve koşulların sürekli bozmaya çalışacağı bu ritmi yakalamak oldukça meşakkatli... ancak, doğru yaklaşım teknikleri ile bunu kolaylaştırmamız mümkün elbette...Bu anlamda, ekibimizi iyi tanımak, bu ritmin kalbini oluşturuyor diyebiliriz. Ekip gelişiminin ilk iki aşamasındaki süreçlerlerde gereken temel ip uçlarını bulabileceğimiz bu tanıma evresi sonrasında, kalan ekip gelişim evreleri boyunca kişiler arası iletişim becerilerimizin klavuzluğu altında adil performans ölçüm metriklerine dayalı takdir ve ödül sistematiğinin kurgulanması, çatışma yönetiminin her bir ekip üyesi için öncelikli olarak sorunu çözümlemeye dayalı olarak işletilmesi temel yaklaşımda vazgeçilmezlerin başında geliyor.
