Süreç Yönetiminde Etkinlik ve Katma Değer Analizi

09 Mayıs 2013 13050 0 SÜREÇ MÜHENDİSLİĞİ Fonksiyon360

Kurumların varlık sebepleri para kazanmaktır, dolayısıyla kurumlar, hangi büyüklükte olurlarsa olsunlar, karlılık, kalite, teknoloji ve sürekli gelişme ile ilgili talepleri karşılamayı hedef alırlar .

Kurum faaliyetlerinin, zamanın etkin kullanımı ile yerine getirilmesi, işletmelerin rekabet ortamında avantaj sağlayacaktır. İşletmeler, rekabetçi strateji seçenekleri arasında fiyat/maliyet, kalite, teslim hızı, teslimde güvenilirlik, müşteri hizmetleri, ürün tasarımı ve ürün imajı gibi faktörlerin tümünde mükemmelliğe ulaşamadığından, bunlardan birine ya da bunlardan oluşturulan bir gruba yoğunlaşma düşüncesi, rekabetçi avantaj için belirli bir yönü belirlemektedir. Örneğin bir işletme, kalite ve zamanı esas alarak rekabet ederse, kaliteli ürünleri zamanında teslim edebilmesine göre değerlendirilir. Zaman tabanlı rekabet, işletme faaliyetlerinin önemini tanımlayan bir işletme stratejisidir. Bu rekabet anlayışında, sistemde zamanın azaltılması ile üretim süresinin ve müşterilere ürünlerin teslim süresinin kısaltılması amaçlanır.

Zaman tabanlı rekabet stratejileri, yeni ürünler için kısa üretim süresi yanında pazarın taleplerine anında cevap vermeyi ve mevcut ürünler için güvenilir teslim sürelerini esas almaktadır. Maliyetlerin azaltılması önemli bir yönetim amacıdır. Ancak rekabetçi avantaj sağlamada tek başına yeterli olmamaktadır. Müşteriler sadece düşük fiyat ve maliyetle yetinmeyip, kalite, hız ve zaman beklentilerinin karşılanmasını da istemektedirler

Sipariş ve teslimi arasında en kısa zaman dilimi müşterilerin değer verdiği bir olgudur. Bu süre, zamanında teslim şeklinde ölçülmektedir. Müşteriye zamanında teslim süresi yanında, üretim sürecindeki sürenin azaltılması da önemli bir amaçtır. En geniş tanıma göre tüm süreç, bir müşteriden siparişin alınması ile başlamakta ve siparişin müşteriye teslimi ile sona ermektedir. Dar kapsamlı tanıma göre süreç, malzemenin üretim tesisindeki hareketine göre, malzemenin üretime alınması ile başlamakta ve üretilen ürünün mamul ambarına teslimi ile sona ermektedir. Genel olarak süreç, çok sayıda fonksiyonu ve bu fonksiyonlardaki faaliyeti içerisinde barındıran bir yapıdır. İşletmelerde de, faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sonucu değer yaratılıp yaratılmadığına bakılarak analiz yapılmalıdır.

Değer Analizi ve Katma Değer

İşletme fonksiyonlarının yerine getirilmesi için tekrarlanarak yerine getirilen işlemler İşletme ortamında faaliyet adını alırlar. Faaliyetler, ikiye ayrılmaktadır: Katma değer yaratan ve katma değer yaratmayan faaliyetler.

Daha geniş bir ifade ile katma değer yaratan faaliyet, müşteriye sunulan ürün ya da hizmetin değerini artıran faaliyetlerdir. Bunun tersine, katma değer yaratmayan faaliyetler, üretime harcanan zamanı artırmakta fakat, ürün ve/veya hizmetin değerini artırmamaktadır. Katma değersiz faaliyetler, müşteri açısından gereksiz faaliyetlerdir. Maliyetlerde artışa neden olan bu faaliyetler JIT (Tam Zamanında Üretim) felsefesine göre israftır ve ürün/hizmetin kalite ve pazar değerini etkilemeksizin azaltılmalı ya da ortadan kaldırılmalıdır.

Faaliyet analizi için, önce işletmedeki süreçler tanımlanmalıdır. Süreçte üretim, dağıtım, satış, yönetim ve diğer fonksiyonlar yer alır.
Değer analizi ise çok genel tanımıyla, hangi seçeneğin daha iyi üreteceğini saptamak ve gerekli fonksiyonların en düşük maliyetle elde edilmesine çalışmaktır. Bunun için de hangi fonksiyonların gerekli olduğuna karar verilmesi ve buna bağlı olarak gereksiz maliyetlerin elimine edilmesi gerekmektedir. Gereksiz maliyetleri elimine etmek; kalite, güvenilirlik, tüketici arzusu ve çekicilik gibi faktörlerden fedakarlık yapmak şeklinde anlaşılmamalıdır. Değer analizinde; ürünün fonksiyonu, bu fonksiyon gerekli olup olmadığı, maliyeti, aynı fonksiyonu başka hangi ürünün yerine getirebilleceği, bunun maliyetinin ne olacağı gibi sorulara cevap aranır.

Müşteri ve pazarlamayı dikkate alarak; bir ürünün temel fonksiyonlarının yanısıra, kolaylık sağlaması, güvenilirlik sağlaması, kullanıcıyı cezbetmesi ve kullanıcıyı tatmin etmesi ile ilgili fonksiyonlar da bu analize dahil edilmelidir. Tüm ürün ve müşteri gözönüne alınmalı, temel olmayan, fakat müşteri için önemli olan estetik fonksiyonlara da yer verilmelidir.

Değer Kavramı

Değer, fonksiyonun beklenen kalite ve zamanda gerçekleşmesini, mümkün olan minimum maliyetle elde ederken ortaya çıkar. Değerin maliyetle direkt olarak bağlantısı yoktur. Bir ürünün değerinin ortaya konulabilmesi için aynı performansı sağlayabilen bir ürünle mukayese edilmesi gerekmektedir. Değer, bir nevi, kişinin herhangi bir şeyi almak veya vermek konusundaki arzusuyla ölçülebilen bir kavram olarak görülebilir.

Değer Kavramı: Maliyet Değeri, Değişim Değeri, Kullanım Değeri, Etkileyici Değer gibi ifadelerle tanımlanır.

Süreç Etkinliği

Üretim sürecinde yer alan ve üretimin gerçekleştirilmesindeki faaliyet ve işlemlerin süresi , toplam üretim süresini oluşturur. Üretim sürecinde belirli faaliyetler gerçekleştirilirken bunların önemli bir kısmı üretilecek ürün üzerinde değişikliğe neden olmayan faaliyetlerdir. Yani İşlem faaliyetleri dışında kalan faaliyetler, katma değer yaratmayan faaliyetleridir. Bu faaliyetlerin üretim süresi içindeki oransal ağırlığının hesaplanması ile katma değer analizi yapılmış olur. Diğer yandan üretim sürecinde yer alan toplam faaliyetler arasında yapılacak oransal karşılaştırma ile üretim süreç etkinliği hesaplanır. Üretim süreç etkinliği, katma değer yaratan işlem süresinin, süreçteki tüm faaliyetlere ilişkin toplam süreye bölünmesi ile hesaplanır.

Bir üretim sürecinin üretim süreç etkinliği yardımı ile değer analizine tabii tutulması sonucunda, işletmede tüm üretim sürecinin toplam süresi içerisinde yer alan ve değer analizine tabi tutulan tüm faaliyetlere ilişkin sürelerin azaltılıp azaltılamayacağı sorgulandığında süreç etkinliği ve değeri analiz edilmiş olur.
Üretim sürecinin toplam süresini oluşturan katma değer yaratmayan faaliyetlere ilişkin sürelerin kontrol altına alınıp azaltılması, katma değer yaratan faaliyetlere ilişkin süreye göre kısa dönemde, daha kolay olacaktır. Ancak, katma değer yaratan faaliyetlerin süresinde azalma, sürecin iyileştirilmesi ile mümkün olacağından uzun dönemli bir plan içinde yer alacaktır.
Üretim süresinin azaltılması, genel anlamda maliyet ve müşteri tatmini gibi göstergelerde olumlu bir etki yaratmaktadır. Üretim süresinin azaltılması, üretim parti büyüklüklerini azaltmakta ve büyük ölçüde esneklik sağlamaktadır. Esneklik, müşteri ihtiyaçlarına cevap verme ile ilgilidir.
Uzun üretim süreleri, depolama, elde tutma ve diğer genel üretim giderlerinde artışa neden olmaktadır. Katma değer yaratmayan faaliyetlerin azaltılması genel üretim giderlerinde azalmayı beraberinde getirecektir.
Bununla beraber, üretim sürecinde etkinliğin sağlanması ve katma değer yaratmayan faaliyetlerin azaltılması, süreçteki stokların azalması ile sonuçlanacaktır. Bu, stoklara bağlanan paranın serbest kalması ya da diğer faaliyetleri için kullanılması demektir.
Yarı mamullerin azalması ile, bu stoklar için depolama ve taşıma için ihtiyaç duyulan alan da azalacaktır. Bu sayede, genel üretim giderleri ve gelecek dönemler için ilgili alanlar için ek harcama yapılması önlenmiş olacaktır.
Kısa üretim süreleri, ürünlerin zamanında teslimini kolaylaştıracak, zamanında teslim, müşteri memnuniyetini artıracaktır.
Süreçte etkinlik sağlanması ile bu katma değersiz faaliyetler azaltılarak yada ortadan kaldırılarak değer ve kalite aynı anda gerçekleştirilmiş olur.
Üretim sürecinde faaliyetler arasında bekleme, taşıma, kontrol gibi faaliyetlerin sürelerinin azaltılması yarımamul stoklarını azaltacaktır.
Üretim süresi arttıkça, kullanılan malzemenin tedarikine ilişkin yapılan tahminlerde sapma olacak bu da gereğinde fazla malzeme alımına ve işletme sermayesinin verimini düşürecektir.
Kısa üretim süresi özetle ; az stok, az işçilik ve az genel üretim giderleri demektir.
Katma değer yaratan ve yaratamayan faaliyetlerin analizi, işletmelerin zamana daha farklı bir açıdan bakmasını sağlayacaktır. İşletmelerde gerçekleştirilen katma değer analizi ile, katma değer yaratmayan sürelerin azaltılmasına paralel olarak stratejik avantajlar elde edilir.
Üretim süreleri, kayıp ve fireler, tüm stok gruplarında azalmalar olur.
Maliyetler azalır, sabit yatırımların daha etkin kullanılması sağlanır.
Sermayeye duyulan ihtiyaç azalır, müşteri tatmininde artış sağlanır.
Üretim sürelerindeki kısalma, tüm stok seviyelerinde azalmaya, azalan stok seviyeleri de çalışma sermayesindeki azalma ve esnekliği beraberinde getirir.