09 Mayıs 2013 10515 0 SÜREÇ MÜHENDİSLİĞİ Fonksiyon360
- Süreci Tanımlama
- Süreci Ölçme
- Süreci Kontrol Etme
- Süreci Geliştirme
1. Süreci Sahiplendirme
Bir sürecin etkin yönetilebilmesi öncelikle bu sürecin bir sahibinin olmasına bağlıdır. Süreç yönetiminde yapılması gereken ilk şey süreci bir kişiye sahiplendirmektir.
GİRDİ----> organizasyonel yapı görevler
SÜREÇ FAALİYETİ----> Süreç sahibinin belirlenmesi
ÇIKTI---> sürecin belirlenmesi, tanımlanması, olçümü, kontrolü ve geliştirilmesi için açık olarak tanımlanmış bireysel sorumluluklar
2. Süreci Tanımlama
Süreç sahiplendirildikten sonra ikinci adım sürecin tanımlanmasıdır. Bu, sürecin her bir süreç elemanı açısından ne şekilde tariflenebileceğine karar verme aşamasıdır.
Süreci Tanımlamanın Yararları
- Müşteri-tedarikçi ilişkisi iyice tariflenmiştir.
- Tüm müşteriler, iç ya da dış, bilinmektedir.
- Gereksinimler belgelenmiş ve üzerinde mutabakata varılmıştır.
- Müşteri beklenti ve gereksinimleri karşılanabilir (Bu eşit olarak karşılanma, yani ne az ne de fazla anlamındadır).
- Sınırlar net ve tutarlıdır.
- Süreç faaliyetleri açık olarak tariflenmiştir.
- Gelişim için fırsatlar görülebilir hale gelmiştir.
İş Akış Diyagramı
Bir sürecin ne şekilde meydana geldiğini gösterebilmenin en pratik ve tercih edilen yöntemi iş akış diyagramı çizmektir. Bir iş akış diyagramında, süreci oluşturan her bir elemanın, yani işin birbiriyle olan ilişkisi ve sırası rahatlıkla görülebilir. İş Akış diyagramı sürece kuşbakışı bakmaya imkan veren bir araçtır.
3. Süreç Ölçme
Bir sürecin yönetilebilmesi için mutlaka ölçülebilmesi gerekir. Süreç tanımlanır tanımlanmaz, süreç ölçme sistemi de oluşturulmalıdır. Ölçme sistemi tam olarak oturtulduğunda, süreç sahibi süreci yönetmek için gereken tüm verileri elde edebilir
Süreçte ölçülenler, girdi(ler), çıktı(lar) ve sürecin kendisi – yapılan işler – dir.
Karar Verme Noktaları
Karar verme noktaları, süreci kontrol etmek için kullanılır, ölçme ve veri toplama fırsatlarının belirlenmesinde faydalı olurlar. İki sınıfa ayrılırlar:
1. Süreci izlemek için kontrol noktaları: muayene, test, değerlendirme ve gözden geçirmelerden toplanan veriler.
2. Akışı belirleyen noktalar: sınıflama veya düzenleme gibi süreç akışını yönlendiren hususlar
Süreç Ölçümünün Temel Özellikleri
- Nicel (Nitelik, zaman, maliyet vb. gibi miktarsal olarak süreç performansını göstermelidir)
- Tekrar eden (Ölçüm periyodik yapılmalıdır)
- Elde edilebilir (Süreç sahibinin yönetim ve teknik yeterliliği ölçüsünde elde edilebilir olmalıdır)
- Anlamlı (Karar verilecek husus ile ilgili bir bilgi sağlamalıdır)
- Doğru (Sürecin durumunu ya da işleyişini görmeye imkan verebilmelidir)
- Uyarlanabilir (Süreç değişikliklerinde fazla değişiklik gerektirmeden aynı veriler kullanılabilmelidir)
- Kullanılır (Sürekli olarak süreci değerlendirmek, düzeltmek ve geliştirmek amacıyla kullanılmalıdır)
Süreç Ölçümü Niçin Yapılır?
- Sürecin durumunu gösterir.
- Düzeltici faaliyetleri tetikler.
- Tasarıma uygunluğu güvenceye alır.
- Süreç iyileştirmelerini yönlendirir.
- Süreci sınıflandırarak, problemlerin daha iyi analiz edilmesini sağlar.
- Tedarikçi yönetimini kolaylaştırır.
- Süreç düzeltme ve geliştirmelerini doğrular.
- Beklenti ve gereksinimlerin uygunluğunu değerlendirir.
- Geçmiş bilgilere dayanarak kaynak ihtiyaçlarının tahminine yardımcı olur.
Süreç Ölçme Sistemi Oluşturma
Burada bir süreç ölçüm sistemi oluştururken hangi adımların gerekli olduğu konusunda bir metot önerisi verilecektir. Bir süreç ölçme sistemi oluşturmada üç temel adım söz konusudur.
1. Ölçüm ihtiyaçlarının belirlenmesi
2. Ölçme sisteminin planlanması
3. Ölçme sisteminin uygulamaya alınması
Yukarıdaki adımlar hakkında daha detaylı bilgi almak için her bir adımı tıklayınız.
4. Süreci Kontrol Etme
Sürecin Kontrol Edilmesi
Aşağıdaki hususların gerçekleşmesi durumunda, yönetimsel anlamda süreç kontrol elde edilmiştir:
- Çıktılarda bir tutarlılık olması
- Önemli bazı kontrollerin kaldırılması
- Sürekli müşteri tatmini sağlanması
- Verilerin trendinin, sapmaların nedenlerinin tanımlanabilmesine ve sürecin yeniden ayarlanabilmesine imkan sağlaması
- Düzeltme faaliyetlerinin, sürece olduğu kadar ürün ya da hizmetteki yetersizliklere de yönelik olması
- Girdilerde bir tutarlılık olması
Süreç Kontrolünün Faydaları
- Çıktıların sürekli olarak gereklilikleri karşılaması
- Doğrulanmış süreç performansı
- Tüm işletme maliyetinin daha az olması
- Etkin kaynak kullanımı
- Tekrar eden problemlerde azalma
- Müşteri güveninde artış
Düzeltici Faaliyet Çevrimi
Ürün ve Hizmetlerin düzeltilmesine yönelik bir sistem, problemlerin tanımlanması, problemlerin düzeltilmesi ve çözümün doğrulanması adımlarından oluşur. Böyle bir sistem uygulandığında tüm problemlerin çözüldüğünden emin olunması gerekir. Bu da, sistemin adımlarının sürekli olarak kendini tekrar etmesi anlamındadır.
5. Süreci Geliştirme
Sürecin kontrol altına alınmasından sonraki adım, süreç iyileştirmelerini uygulamaya geçirmektir.
SONUÇ
Süreç Yönetiminin kendisi de bir “yönetim süreci” dir.
- Süreç kontrol altında gelişiyor mu? Eğer cevap hayır ise kontrol eylemi uygulamaya geçirilmelidir.
- Uygun ölçüm değerleri elde edilebiliyor mu? Eğer cevap hayır ise ölçüm sistemi gözden geçirilmelidir.
- Süreç doğru tanımlanmış mı? Eğer cevap hayır ise yeniden tanımlanmalı.
- Süreç sahibi açık olarak belli mi? Eğer cevap hayır ise süreç sahipliği yeniden tanımlanmalı ya da tespit edilmelidir.
