09 Mayıs 2013 9137 0 PROJE YÖNETİMİ Hakan Aksungar
Projelerle yönetim yaklaşımı, artık pek çok kurumda, yaygın bir biçimde kullanılmaktadır. Bir proje ekibinin oluşturulması ve yüksek performansla çalışmasının sağlanması yönetimin temel bir sorunudur.
- Projeler geçici çalışmalardır. Yani başlangıcı ve bitişi belirlenmiş işlerdir.
- Birbirinden farklı bilgi ve becerilere sahip insanların bir araya getirilmesini gerektirir.
- Projelerde iş yoğunluğu değişkendir. Zaman zaman yavaşlar, zaman zaman yoğunlaşır ve temposu artar.
- Riskler ve belirsizlikler içerir. Bu nedenle, planlanması ve organizasyonu zordur.
- Projeler, birbirinden çok farklı işlerin karmaşık bir bütünüdür. Karmaşık ilişkiler gerektirir.
- Etkili iletişim ve koordinasyon gerektirir, uyum ve anlayış ortamı ister.
- Genellikle zaman, kalite, maliyet ve güvenlik gibi amaçları birbiriyle çelişir.
- Sorun çözen, gerektiğinde analitik ve gerektiğinde yaratıcı, özgün ve esnek düşünen elemanlara ihtiyaç duyar.
Diğer taraftan proje elemanlarının da proje yönetimini zorlaştıran bazı özellikleri bulunmaktadır:
- Tutum ve davranışları ile genellikle zor insanlardır, az bulunurlar.
- Farklılıklarının ve değerlerinin farkındadırlar.
- Düzene uymayı ve uyumlu davranmayı sevmezler, özgürlükleri önemlidir.
- İçe dönük insanlardır, iletişim becerileri ve ait olma duyguları zayıftır.
Bu tür özelliklere sahip proje elemanlarından yüksek performanslı ekipler oluşturmak gerçek bir yönetim sorunudur. Ancak, projelerin başarısı için bunun sağlanması gerekir.
Ekip oluşturmak, genellikle; tanışma, çatışma, anlaşma ve paylaşma, yüksek performans ile çalışma gibi dört aşamada gerçekleşir. Dördüncü aşamaya ulaşan bir ekipte,
- “biz” bilincine ulaşılmıştır.
- Açık ve dürüst iletişim sağlanmış, güven ve anlayış ortamı yaratılmıştır.
- Sahiplenme duygusu ve birlikte kazanma arzusu yerleşmiştir.
- Kişisel güçler birleştirilmiş ve sinerji yaratılmıştır.
- Kazan-kazan anlayışı ile çözme alışkanlığı yerleşmiştir.
Yüksek performans ile çalışan takımlarda en belirgin özellik ekip elemanlarının kendilerine, diğerlerine ve liderlerine güven duymalarıdır. Üyelik duygusu, destek ve dayanışma, etkili iletişim, nezaket ve saygı bu ekiplerde gözlenen diğer özellikler arasında sayılabilir. Performans, basit bir tanımlama ile bilmek, yapabilmek ve istemektir. Bir organizasyonda bireylerin ve ekiplerin yüksek performansla çalışmalarının sağlanabilmesi için çalışanlar;
- İşe odaklanmalıdırlar.
- İşlerini yapabilmek için yetkinlikler kazanmalıdırlar.
- İşlerini sevmeli, kenndilerini işlerine adamalıdırlar.
Yöneticiler, çalışanlarının işlerinin teknik ve mesleki bilgilerine sahip olmasını ve bu bilgilerini uygulayabilmelerini isterler. Bunun için eleman seçme ve yerleştirme aşamasında gereken dikkatin gösterilmesi bir avantaj sağlayabilir. Yetkinlik, eğitimin yanı sıra deneyimle geliştirilen becerileri ifade eder. Belirli bir süre pratik yapma ve bir ustayla çalışma durumunda yetkinlikler geliştirilebilir.
Olumlu zihinsel tutum, işe adanma, işi sevme, çalışma ve başarma arzusu gibi duyguların yaratılması önemli bir performans önkoşulu olarak ortaya çıkmaktadır. Gerçekten, sporda, sanatta ya da iş yaşamında başarılı olmuş ekiplerin ortak özellikleri ile ilgili inceleme ve değerlendirmelerde inanç, azim, cesaret, sabır, moral, motivasyon, isteklilik, güven, coşku, hırs, kararlılık, dayanışma, iletişim ve anlayış gibi özellikler öne çıkmaktadır. Bu durumda, proje ekip yöneticilerinin iş ortamında bu duygusal boyutları geliştirmek, bir “ekip ruhu” oluşturmak ve bir “kültür” yaratmak için bilinçli ve sistematik bir girişimde bulunmaları gerekmektedir. Diğer bir ifadeyle, proje çalışanlarının aralarında açıklık ve güvene dayalı bir iletişimin ve işbirliği ortamının oluşmasına ve yüksek motivasyon sağlanmasına yardımcı olacak bir girişimde bulunmak proje yöneticilerinin görevidir.
Özetle, yüksek performanslı proje ekiplerinin güven, iletişim, anlayış, paylaşım, motivasyon, yaratıcı düşünme gibi özelliklerinin geliştirilmesi ve hedeflerine daha etkili ulaşabilmesi için bu amaçlara yönelik aktivitelerle tasarlanmış ve geliştirilmiş eğitimler gereklidir.
